Kipa vastaa kritiikkiin: Kustannukset ovat suunnitellulla tasolla

Seurakuntien kustannukset ovat nousseet kirkon palvelukeskukseen Kipaan liittymisen jälkeen, toteaa kirkolliskokousedustaja Peter Lindbäck edustaja-aloitteessaan ja esittää muutoinkin rajua kritiikkiä Kipalle.

Kipa tuottaa valtakunnallisesti kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja seurakuntatalouksille, seurakunnille, hiippakunnille ja kirkon keskusrahastolle.

Kotimaa24 lähetti sähköpostitse johtaja Seija Mäenpäälle listan Lindbäckin kriittisistä väitteistä. Näin Mäenpää vastaa Lindbäckin väitteisiin:

Kipa on tullut suunniteltua kalliimmaksi ja että siihen liittyneet seurakunnat eivät ole voineet vähentää henkilöstöään, mikä oli alkuperäinen tarkoitus.

– Alkuperäisen suunnitelman Kipaa koskevat kokonaiskustannukset ovat pysyneet suunnitellulla tasolla.  On myös seurakuntia/yhtymiä, jotka ovat voineet vähentää henkilöstöään tai kohdentaa heitä muihin tehtäviin. Henkilöstön vähentäminen edellyttää kehittämistoimia ja myös aikaa toteuttaa kehittämistoimia. Ensimmäiset asiakkaan ovat olleet Kipan asiakkaina 2,5 vuotta ja yleensä tämän kaltaiset muutokset alkavat tuottamaan hyötyjä 3–5 vuoden kuluttua asiakkaaksi siirtymisestä.

Seurakuntien kustannukset ovat nousseet Kipaan liittymisen jälkeen. Tämä johtaa siihen, että henkilöstöä on vähennettävä seurakuntien muusta toiminnasta tai että vaihtoehtoisesti on turvauduttava veronkorotuksiin, jotta seurakunnat myös pystyisivät rahoittamaan KIPAan kuulumisensa.

– Kipaan siirtymisvaiheessa seurakunnissa täytyy olla resursseja siirtymiseen liittyvien töiden tekemiseen. Myös asiakkaaksi siirtymisen jälkeen uusien asioiden opettelu vie hieman aikaa. Mutta kun työnjako Kipan ja asiakkaan välillä muodostuu selkeäksi ja opitaan toimimaan yhteistyössä, uskon, että Kipaan siirtynyt työ tulee näkymään työn vähenemisenä seurakunnissa.

– Useat seurakunnat/yhtymät ovat käyttäneet kirkkohallituksen tarjoamaa projektitukea taloushallinnon prosessien kehittämiseen. Ilman prosessien kehittämistä ja työkuvien uudelleen tarkastelua ei hyötyjä saada syntymään.

Kipa ei ole reaaliajassa täydellisesti toimiva järjestelmä, mikä viivyttää täsmäytyksiä ja tilinpäätöstyötä.

– Kipan järjestelmiä on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa, ja järjestelmät kyllä toimivat reaaliajassa ja kaudet päätetään/täsmätään kuukausittain. Tilinpäätökset on tehty asiakkaiden kanssa sovituissa aikatauluissa.

Palkanlaskentaan käytetty aika on lisääntynyt merkittävästi Kipaan liittyneissä seurakunnissa.

– Olemme myös saaneet päin vastaista palautetta asiakkailta. Usein sähköisesti tehtävät asiat koetaan aluksi työllistävinä, mutta kun järjestelmiä opitaan käyttämään, aikaakin tekemiseen menee vähemmän. Sähköisiin prosesseihin siirtyminen on merkittävä toimintatavan muutos.

KIPA-järjestelmää ei ole vielä kaikilta osin ole saatavana ruotsiksi.

– Tässä oli alussa haasteita, tällä hetkellä asia pitäisi olla kyllä kunnossa. Tästä tehtiin myös reklamaatio järjestelmätoimittajalle yli vuosi sitten. Joitakin inhimillisiä virhetapauksia kehittämiskohteissa on saattanut olla. Esimerkiksi lomakkeessa on voinut olla yksi sana suomeksi. Heti kun asia on tullut ilmi, se on pyritty korjaamaan.

Kirkkohallituksen etu näyttäisi olevan etusijalla, jopa niiden lisäkustannusten ja lisätöiden kustannuksella mitä toteuttaminen seurakuntatasolla aiheuttaisi.

– Kipan tavoitteena on rakentaa yhteistyössä asiakkaiden kanssa palvelukeskus niin, että sen palvelut tuottavat lisäarvoa kaikille asiakkaille tasapuolisesti, myös kustannusten näkökulmasta.