Kipa, Kirjuri, Lukkari - ajatuksia kirkon IT-hankkeiden iloista ja murheista

Koolla olleesta kirkolliskokouksesta on tullut entiseen tapaan uutisia siellä käsitellyistä asioista. Yksi niistä on edustaja-aloite, joka liittyy kirkon IT-hankkeisiin. Aloitteessa nostettiin erityisesti esille Kipa eli Kirkon palvelukeskus sekä sen tavoitteiden toteutuminen toiminnallisesti ja talouden osalta,

Kirkon palvelukeskus on pitkään viritelty hanke, jonka tarkoituksena oli ja on keskittää taloushallinnon toimintoja seurakunnista ja seurakuntayhtymistä kokonaiskirkon palvelukeskusten tai –keskuksen hoidettavaksi. Ajatuksena oli, että keskittäminen tuo huomattavat säästöt kokonaiskirkon tasolla. Säästöt syntyisivät siitä, että seurakunnista ja yhtymistä voisi vähentää taloushallinnon toimintoja, kun ne hoidettaisiin keskitetysti.

Kipa käynnistyi hyvin kivuliaasti eli tuli paljon käyttäjien kielteisiä kokemuksia. Järjestelmät tuntuivat kankeilta ja alkuun vitsinä kulki tieto siitä, että matkakuluissa tulee säästöä, kun työntekijät eivät osaa tai viitsi enää tehdä matkalaskuja. Kuului myös sellaisia ääniä, että Kipan ohjelmat ovat teknisesti huonoja tai vanhentuneita ja että vastaavien ohjelmien käyttö on jossakin muualla hylätty niiden heikon toimivuuden tai kömpelyyden vuoksi.

Nyt tilanne Kipan osalta on se, että kaikkien seurakuntien on ollut pakko mennä sen ”asiakkaaksi”. Suurelle seurakunnalle Kipan lasku voi olla vuositasolla 100.000 euroa ja samalla entiset taloushallinnon henkilöstön kulut ovat ennallaan. Kipa on tuonut siis 2-3 työntekijän lisäkulun ja asioiden hoito on mennyt huonompaan tai kömpelömpään suuntaan. Ohjelmat kyllä toimivat, mutta eivät välttämättä edusta nykyaikaisinta tasoa. Kokonaiskirkon tasolla Kipa on vienyt paljon varoja ilman, että sille asetettuihin tavoitteisiin on päästy. Lisäksi Kipa on tuonut kirkon toiminnallisen puolen työntekijöille lisää sellaista työtä, jota heidän ei ole tarvinnut samassa määrin tehdä tai joka vie enemmän aikaa kuin aikaisemmin.

Toinen vaikea hanke on ollut Kirjuri. Siinä hyvänä ideana ja tavoitteena oli saada kaikki seurakuntien kirkonkirjat sähköiseen järjestelmään niin, että ne ovat kaikkialla ”valtakunnassa” samalla tavalla kaikkien asian toimijoiden käytettävissä. Hanke eteni aikataulua aina eteenpäin ”viiraten” ja myös mattimyöhäs-seurakunnat saatiin digitoimaan kirkonkirjansa.

Kirkonkirjojen digitointi saatiin aikaiseksi ja ohjeitakin oli säädetty matkan varrella paremmiksi. Oman ymmärrykseni mukaan kävi kuitenkin niin, että ns. metatiedot eivät kuitenkaan kaikilta osin tulleet yhdenmukaisiksi. Tämä tuottaa taas sen seuraamuksen, ettei aineisto olekaan käytettävissä tavalla, joka oli alun perin suunniteltu. Yksi ajatus oli, että vaikkapa sukuselvityksen voi tehdä yhteistä sähköistä materiaalia käyttäen ilman, että sen tarvitsijan pitää pyytää tietoja eri seurakunnista. Samoin ideana oli, että työn voi ketjuttaa niin, että jossakin aloitetun työn voi jatkaa toinen henkilö toisella paikkakunnalla ja niin edelleen.

Kirkkohallituksen taholta on toteutettu myös verkkosivujen uudistamiseen tähtäävä hanke, jonka tunnemme nimellä Lukkari. Se on ainakin oman kokemukseni mukaan hanke, joka on toteutunut joidenkin hankaluuksien jälkeen hyvällä tavalla. Hanke on tuottanut alustan, jolle erilaiset seurakunnat ja seurakuntayhtymät voivat rakentaa kaikilla laitteilla toimivat sivustot, joiden ylläpidon voi hajauttaa haluamallaan tavalla. Alusta on ylläpidon kannalta mistä tahansa internetissä olevalta laitteelta päivitettävissä. Sivuston ideat pohjautuvat myös käyttäjätutkimukseen, jolloin sivustot eivät ole enää rakenteeltaan organisaatiolähtöisiä vaan käyttäjälähtöisiä.

Kipan ja Kirjurin tavoitteet olivat hankkeina ymmärrettävät ja hyvät. Niiden toteutuminen on kuitenkin kangerrellut useista syistä. Mielestäni Kipan alkuvaiheen kokemusten jälkeen asia olisi pitänyt saada perusteelliseen harkintaan jatkon osalta. Nyt järjestelmästä luopuminen voi tuntua liian vaikealta, kun kaikki seurakunnat on ohjeistettu siihen mukaan. Kirjurin osalta toiveena on, että se saataisiin joillakin toimenpiteillä toimimaan alun perin suunnitellulla tavalla. Toinen vaihtoehto on, että Kirjurin tavoitteet arvioidaan uudelleen. Onhan eduksi sekin, jos sähköinen aineisto auttaa edes paikallistason työssä vaikka sitä ei saataisikaan kokonaiskirkon järjestelmäksi.

Valoakin asioissa on, kun Lukkari-alusta toimii kuitenkin mainiolla tavalla!

Toivo Loikkanen

3 kommenttia

  • Tuula Hölttä sanoo:

    Toivo Loikkanen :”Kipa käynnistyi hyvin kivuliaasti eli tuli paljon käyttäjien kielteisiä kokemuksia. Järjestelmät tuntuivat kankeilta…”

    Aamu alkaa sillä, että avataan ”ikkunat” eli Windowsit. Sydämessä tuntui lämmin läikähdys, kun etsin netistä tietoja Kipa-järjestelmän ”luojasta”. Hän on läheistemme ikäinen yksinyrittäjänä aloittanut DI, it-ihmemies, joka satavarmasti osaa ”koodata” ja joka on onnistunut luotsaamaan yrityksensä kasinotalouden myrskyaallokkojen läpi Pohjoismaissa alansa johtavaksi ja palkituksi pörssiyhtiöksi.

    Selviytyäkseen ja pääomaansa vahvistaakseen yhtiö on viime vuosien aikana mm. laskenut liikkeelle 9 %:n hybridilainan, joka on jo maksettu pois ja läpikäynyt yt-neuvottelut, jossa yhtiön johtoryhmä yhdessä henkilöstönsä kanssa luopui kuukauden palkastaan, mikä oli 20% kokonaissäästöstä. Tavoitteena on, että yhtiö voisi jakaa osinkoja v. 2020. ” – Johtaminen on raskasta yksilötyötä, 12-tuntisia päiviä yhä paiskiva mies tietää.”

    Ymmärrän, että julkisen sektorin it-järjestelmässä olevat puutteet saavat ”hihat palamaan” eivätkä kaikki osaa eivätkä halua niitä käyttää. Asiasta sai omakohtaisen kokemuksen, kun tappeli nuoren asiakkaansa puolesta Verohallinnon kanssa kahdeksan kuukautta, ja aina vastaan tuli a-t-k eli ”aina tieto kateissa”.

    Kipan tehtävä on tuottaa tukipalvelua seurakunnalle ja ”alku aina hankalaa”. Toivon, että seurakunnat nyt ottavat kädestä heiltä tukea hakeneita 90-luvun ”koodareita”, menevät yhdessä heidän kanssaan kohti tulevaisuutta ja ovat onnellisia siitä, että saavat tukea yhtiötä, joka työllistää “koodareita” ja tiedotteessaan tarjoaa heille ”esimerkiksi biljardisalin, frisbeegolfradan, rantasaunan, veneen ja kanootteja”.

    Ilmoita asiaton kommentti
  • Juha Heinilä sanoo:

    Toivo, kiitos hyvästä kirjoituksesta. IT-hankkeiden tavoite on tuoda lisäarvoa, helpottaa asioiden hoitoa ja tuoda säästöä. Hankkeiden onnistumista on helppo mitata eri mittareilla.

    Ilmoita asiaton kommentti
  • Kirjoittaja

    Toivo Loikkanen
    Toivo Loikkanen

    Olen 60-luvun alkuhetkinä syntynyt Keski-Karjalan kasvatti, nykyisin Savonlinnassa toimiva puolivallaton rovasti. Kirjoitan kirkosta, elämästä sekä uskon, toivon ja rakkauden näkymistä. Mielipuuhaani kesällä on mökkisaunassa saunominen ja talvella retkiluistelu. Matkustelen mikäli aika ja rahat riittävät siihen. Siviilissä kannan vastuuta OP-ryhmän aluepankin hallintoneuvoston puheenjohtajana.